Posted by: management2008 | มิถุนายน 28, 2009

การขับเคลื่อนองค์กรสู่เป้าหมาย

การขับเคลื่อนองค์กรสู่เป้าหมาย

คอลัมน์ เปิดมุมมอง

โดยกลุ่มบริษัท ทีม teamgroup@team.co.th จริยา บุณยะประภัศร

ในช่วง 2-3 ปีนี้หน่วยงานภาคเอกชนและภาครัฐ ได้เริ่มนำระบบการบริหารผลการปฏิบัติงาน (performance management) มาใช้อย่างจริงจัง เพื่อให้องค์กรบรรลุเป้าหมายอย่างประสบความสำเร็จ ดังนั้นคำว่า “ตัวชี้วัดผลงาน หรือ KPI (key performance indicators)” จึงเป็นคำพูดที่เริ่มรู้จักและคุ้นเคยมากขึ้นไม่เฉพาะผู้บริหารระดับสูง แต่รวมถึงพนักงานในระดับปฏิบัติงาน อย่างไรก็ตามจากการที่ KPI ถูกนำไปใช้เสมือนเป็นเครื่องมือกำกับความประพฤติของบุคลากร หรือกำหนดจากความคิดของกลุ่มงานใดกลุ่มงานหนึ่ง บางครั้งก็ยากที่คนหมู่มากจะเข้าใจที่มาที่ไปว่ากำหนด KPI นั้นเพื่อทำให้ชีวิตยุ่งยากทำไม การขับเคลื่อนบุคลากรเพื่อให้มีผลการปฏิบัติงานที่จะสนับสนุนการบรรลุเป้าหมายองค์กรจึงไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควร และในบางครั้งยังสร้างให้เกิดคลื่นใต้น้ำที่กัดเซาะภายในจากการที่พนักงานไม่เห็นด้วย

การขับเคลื่อนระบบบริหารผลการปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมายองค์กรอย่างประสบความสำเร็จ หัวใจสำคัญของการขับเคลื่อนต้องให้ความสำคัญกับปรัชญาพื้นฐาน 4 ประการ คือ (1) การมีส่วนร่วมของพนักงาน (top down และ bottom up) (2) การสนับสนุนให้ผู้ปฏิบัติงานมีความสามารถในการบริหารจัดการ (manageability) (3) การพัฒนาปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (continuous improvement) และ (4) การสร้างแรงจูงใจอย่างเหมาะสม (rewarding) เพื่อเป็นการกระตุ้นให้เกิดพฤติกรรมที่องค์กรต้องการอย่างต่อเนื่อง

ระบบบริหารผลการปฏิบัติงาน จึงเป็นการบริหารจัดการแบบบูรณาการเพื่อขับเคลื่อนให้บุคลากรในองค์กรมีผลการปฏิบัติงานให้สอดคล้องตามเป้าหมายที่องค์กรกำหนดไว้ เป็นกระบวนการที่เชื่อมโยงโดยเริ่มจากขั้นตอนต่างๆ 5 ขั้นตอนประกอบด้วย ขั้นตอนการวางแผน (plan) ผลลัพธ์ที่ต้องการจากตำแหน่งงาน ขั้นตอนการติดตาม (monitor) เพื่อทราบว่าเป้าหมายที่กำหนดกับผลที่ปฏิบัติได้จริงเป็นอย่างไร ขั้นตอนการพัฒนา (develop) ไม่ว่าจะโดยวิธีการสอนงาน (coaching) หรือการให้คำปรึกษา ขั้นตอนการประเมินผลการปฏิบัติงานตามระยะเวลาที่กำหนด (appraise) และขั้นตอนการให้ผลตอบแทนตามผลงาน (reward) อย่างเหมาะสม

ทั้งนี้ ในช่วงของขั้นตอนการวางแผน (plan) นับเป็นช่วงสำคัญมากเนื่องจากเป็นตัวตั้งต้นของการแปลงความคาดหวังขององค์กรเป็นผลลัพธ์ที่ต้องการในตำแหน่งงานต่างๆ ซึ่งหมายถึงผลการปฏิบัติงานที่ต้องการจากบุคลากรในตำแหน่งงานนั่นเอง จึงจำเป็นต้องใช้เทคนิคประกอบขั้นตอนการวางแผน เช่น การพิจารณาและกำหนดป้าหมายที่องค์กรต้องการอยากจะบรรลุทั้งทางด้านการเงินและมิใช่ด้านการเงิน เพื่อถ่ายโอนเป้าหมายลงมาสู่หน่วยงานต่างๆ และตำแหน่งต่างๆ (goal cascading) หรืออาจจะพิจารณาจากลักษณะของตำแหน่งงานประกอบ เช่น ถ้าเป็นลักษณะงานการให้บริการ (front office) ก็ควรพิจารณาความคาดหวังของลูกค้าเป็นผลลัพธ์ของตำแหน่งงาน หรือถ้าเป็นตำแหน่งงานที่เป็นงานปฏิบัติการ ก็อาจจะพิจารณาผลลัพธ์ที่ต้องการจากการปฏิบัติงานในขั้นตอนต่างๆ ในความรับผิดชอบของตำแหน่งงานนั้นๆ

อย่างไรก็ตาม หากเป็นตำแหน่งงานที่มักจะได้รับการมอบหมายงานเป็นประเด็นไป ก็อาจจะพิจารณาผลสำเร็จในการดำเนินการตามประเด็นที่ได้รับมอบหมาย ดังนั้นจึงเห็นได้ว่าขั้นตอนการวางแผน (plan) โดยใช้เทคนิคต่างๆ ข้างต้นเป็นลักษณะของการวางแผนโดยใช้ปัจจัยที่เน้นผลลัพธ์ที่ต้องการจากตำแหน่งงาน หรือเรียกว่า การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ (result-based management)

นอกจากนี้ การวางแผน (plan) จากปัจจัยด้านสมรรถนะ (competency) เพื่อให้บุคลากรที่ดำรงตำแหน่งพัฒนาตนเองให้มีสมรรถนะในระดับที่คาดหวังในตำแหน่ง ก็ถือเป็นปัจจัยสำคัญอีกด้านหนึ่ง นอกจากปัจจัยด้าน result-based ที่จะใช้ประกอบการพิจารณาในขั้นตอนการวางแผน (plan) ในกระบวนการบริหารผลการปฏิบัติงาน เพราะการส่งเสริมให้บุคลากรขวนขวายที่จะพัฒนาตนเอง ก็เท่ากับองค์กรเตรียมต้นทุนมนุษย์ (human capital) สำรองไว้ในการขับเคลื่อนเป้าหมายองค์กรในอนาคต

ดังนั้น หัวใจหรือปัจจัยแห่งความสำเร็จของการขับเคลื่อนระบบบริหารผลการปฏิบัติงาน (performance management) ตามขั้นตอนการวางแผน (plan) และขั้นตอนต่างๆ ทั้ง 5 ขั้นตอนในกระบวนการบริหารผลการปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมายองค์กรอย่างประสบความสำเร็จนั้น จำเป็นต้องนำปรัชญาพื้นฐาน 4 ประการมาประยุกต์ใช้กล่าวคือ ประการแรก การมีส่วนร่วมของพนักงาน (top down และ bottom up) ผู้บริหารจำเป็นต้องมีกลไลการสื่อสารในลักษณะของการประชุมกลุ่มย่อย โดยแสดงความชัดเจนถึงเหตุผลในการกำหนดเป้าหมายเพื่อให้บุคลากรปฏิบัติงานพิจารณาแนวทางต่างๆ เพื่อสนับสนุนการบรรลุเป้าหมายที่กำหนด และนำผลกลับมาหารือร่วมกันบนพื้นฐานของการมีข้อมูลและเหตุผลสนับสนุน (fact-based)

ประการที่ 2 การสนับสนุนให้ผู้ปฏิบัติงานมีความสามารถในการบริหารจัดการ (manageability) ผู้บริหารจะต้องเข้าใจถึงสภาพการปฏิบัติงานในหน้างานอย่างแท้จริงในสถานการณ์ต่างๆ เพื่อสนับสนุนและช่วยเหลือในการขจัดปัญหาอุปสรรคและการสร้างความคล่องตัว เพื่อให้บุคลากรมีระดับของความสามารถในการบริหารจัดการผลงานที่ต้องการตามตัวชี้วัด (KPI) ต่างๆ ได้เต็มประสิทธิภาพ และจากแนวคิดด้านการบริหารจัดการแบบ walking around ผู้บริหารควรจะต้องจัดเวลาลงดูหน้างานบ้าง เพื่อให้ผู้บริหารได้รับรู้ข้อมูลจริงด้วยตนเอง

ประการที่ 3 มีการพัฒนาปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (continuous improvement) โดยอาศัยการจัดทำและพัฒนาฐานข้อมูลให้สอดคล้องกับตัวชี้วัดต่างๆ ที่กำหนด เพื่อให้ผู้บริหารมีเครื่องมือในการติดตาม (monitor) ความก้าวหน้าของงาน และวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหาและแนวทางแก้ไขปัญหา หรือลดช่องว่าง (gap) ที่มีจากเป้าหมายที่กำหนด และผลลัพธ์จริงที่เกิดขึ้น การนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยก็จะทำให้สามารถติดตามและพัฒนาปรับปรุงได้อย่างทันการ

และประการสุดท้ายคือ การสร้างแรงจูงใจอย่างเหมาะสม (rewarding) ให้แก่บุคลากรผู้ปฏิบัติงาน ทั้งในรูปผลตอบเทนที่เป็นตัวเงินและมิใช่ตัวเงิน ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงความเป็นธรรมภายในองค์กร (internal equity) ที่มีความเข้าใจได้ง่าย ชัดเจน ยุติธรรมในการให้ผลตอบแทนแก่บุคลากรภายในองค์กร และความเป็นธรรมภายนอก (external equity) โดยคำนึงถึงความเหมาะสมของผลตอบแทนกับค่างานที่แข่งขันได้ในตลาด เพื่อรักษาคนเก่ง คนดี

ดังนั้น เพื่อให้องค์กรบรรลุเป้าหมายอย่างประสบความสำเร็จ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องให้ความสำคัญในการนำปรัชญาพื้นฐาน 4 ประการ มาประยุกต์ใช้ในทุกขั้นตอนของกระบวนการบริหารผลการปฏิบัติงาน หรือถ้ายังไม่สามารถทำได้ครบก็ควรจะมีการเริ่มต้นเพื่อให้องค์กรลดการสูญเสียจากการลงทุนในทรัพยากรบุคคล ซึ่งการสูญเสียที่ชัดเจน คือ บุคลากรที่มีความสามารถลาออก และการสูญเสียแบบกัดเซาะภายใน คือ การที่องค์กรแบกต้นทุนด้านบุคลากร เนื่องจากไม่ได้มีการจูงใจให้บุคลากรมีผลการปฏิบัติงานตามเป้าหมายที่องค์กรต้องการ หรือประโยชน์ที่องค์กรได้รับไม่เท่ากับต้นทุนที่ลงทุนไป


ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

หมวดหมู่

%d bloggers like this: