Posted by: management2008 | ตุลาคม 31, 2008

ตัวอย่างการใช้ 5 ส. ในการจัดการสำนักงาน (ต่อ)

วันนี้ต่อจากเมื่อวานครับ เหลืออีก 8 ข้อ
6. จัดระเบียบตู้เอกสารและโต๊ะทำงาน
ควรมีการจัดระเบียบและทำความสะอาดอย่าง น้อยเดือนละครั้ง โดยการขจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็น จัดแยกของที่จำเป็นให้เป็นระเบียบ ตู้เอกสารและลิ้นชักโต๊ะทำงาน มักมีสิ่งของที่ไม่จำเป็นอยู่เสมอ หรือบางทีก็มีมากเกินความจำเป็นต่อการใช้งาน จึงควรมีการจัดการทิ้งบ้างตาม สมควร สำหรับโต๊ะทำงานนั้นควรมีการจัดระเบียบทุกครั้งหลังเลิกงานประจำวัน
7. จัดระเบียบป้ายประกาศต่างๆ
ตามบอร์ดติดประกาศ ควรมีการจัดระเบียบและทำความสะอาดอยู่เสมอ เอาประกาศที่ ล้าสมัยออกเสียบ้าง การติดประกาศควรติดให้เป็นระเบียบ อยู่ในระดับสายตาเพื่อให้น่าสนใจ และพนักงานบริษัทควรถือเป็นหน้าที่ที่ต้องอ่านประกาศทุกวันตอนเริ่มงานและหลังเลิกงาน การใช้วิธีติดประกาศเพื่อแจ้งข่าวสารต่างๆ นั้น ยังช่วยลดปริมาณการถ่ายเอกสารลงได้อีกด้วย
8. จัดการสิ่งแวดล้อมในหน่วยงาน
ทำการขจัดสิ่งที่ไม่ถูกสุขลักษณะต่างๆ ออกไป เช่น ฝุ่น ผง ควัน ขยะมูลฝอย ควรจัดที่ทิ้งขยะให้เป็นสัดส่วน มีการ กำจัดขยะทุกครั้งหลังเลิกงาน และไม่ควรนำสิ่งของที่ไม่จำเป็นต่อการทำงานเข้ามาในสถานที่ทำงาน
9. มีการติดป้ายคำขวัญในหน่วยงาน
เช่น ป้ายคำขวัญของบริษัท นโยบายคุณภาพของบริษัท สโลแกนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบในสำนักงาน ควรติดไว้ให้พนักงานได้เห็นเด่นชัด เพื่อเป็นเครื่องเตือนใจและปลุกจิตสำนึกในการร่วมมือกัน
10. การจัดแบ่งส่วนรับผิดชอบในการทำความสะอาด
อาจจัดให้มีการประกวดให้รางวัล สำหรับส่วนงานที่มีการจัดระเบียบหรือทำ 5 ส. ได้ดีที่สุดในแต่ละปี หรือแต่ละเดือน เพื่อให้เป็นการกระตุ้นพนักงานอยู่เสมอ มีการติดป้ายประกาศชมเชยพนักงานที่มีระเบียบวินัย ในการทำงาน ให้ความร่วมมือกับกิจกรรมขององค์การด้วยดีเสมอมา เพื่อก่อให้เกิดแรงจูงใจ
11. ติดประกาศผลดีของการทำ 5 ส.
เมื่อดำเนินการกิจกรรม 5 ส. ไปได้ระยะหนึ่งแล้ว ควรมีการติด ประกาศให้พนักงานทราบถึงผลดีของการทำ 5 ส. ว่าสามารถลดเวลาในการทำงานได้มากน้อยเพียงใด ความสะดวกที่ได้เพิ่มขึ้นอย่างไร หรืออาจจะทำกราฟแสดงเวลาการค้นหาสิ่งของ หรือเวลาที่ใช้ในการติดต่อลูกค้าที่ลดลง ตลอดจนประโยชน์ต่างๆ ที่ได้จากการจัดทำหน่วยงานให้เป็นระเบียบ เพื่อให้พนักงานได้รับทราบ มีขวัญและกำลังใจในการปรับปรุงงานเพิ่มมากขึ้น
12. จัดให้มีระบบข้อเสนอแนะในการทำงานและการปรับปรุงงาน
อาจจะกระทำได้โดยการทำกล่องรับข้อเสนอแนะไว้ และให้รางวัลแก่ผู้เสนอแนะทุกคน ถ้าข้อเสนอแนะใดสามารถกระทำได้ก็ควรนำไปปฏิบัติทันที ขวัญและกำลังใจของพนักงาน จะสามารถวัดได้จากจำนวนข้อ เสนอแนะที่ได้
13. ผู้บังคับบัญชา ควรมีการทักทายปราศรัยกับพนักงานทุกวัน
เพื่อรับฟังข้อเสนอแนะหรือความเดือดร้อนต่างๆ ของพนักงาน แล้วนำมาพิจารณาปรับปรุงแก้ไขเท่าที่ทำได้ จะทำให้พนักงานมี กำลังใจในการทำงานมากขึ้น


ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

หมวดหมู่

%d bloggers like this: